Panduan penggunaan Ruci Medika

1 Masuk dan peran pengguna

Buka halaman masuk, isi email dan kata sandi, lalu masukkan kode MFA bila klinik mewajibkannya. Di situs demo tersedia tombol Masuk sebagai tamu untuk melihat seluruh aplikasi tanpa mendaftar.

DATA CONTOH

2 Dasbor

Dasbor menampilkan kunjungan hari ini, pasien yang masih menunggu, antrean setiap poli, tren kunjungan 14 hari, penyakit terbanyak bulan ini, obat yang stoknya di bawah minimum, obat yang mendekati kedaluwarsa, dan STR/SIP yang akan habis. Pendapatan hari ini hanya terlihat oleh kasir dan manajemen.

DATA CONTOH

3 Mendaftarkan pasien

1. Buka Pendaftaran & Antrean, lalu klik Daftarkan pasien.
2. Ketik nama, nomor RM, NIK, atau nomor kartu BPJS di kolom pasien. Bila belum ada, klik tanda tambah untuk membuat pasien baru; nomor RM dibuat otomatis.
3. Pilih poli, dokter (terisi dari jadwal praktik hari ini), dan penjamin. Untuk pasien BPJS, klik ikon kaca pembesar di kolom nomor kartu (cek kepesertaan); peserta tidak aktif atau terdaftar di FKTP lain langsung terlihat.
4. Isi keluhan utama lalu simpan. Nomor antrean (misalnya A-007) keluar dan karcisnya dapat dicetak. Untuk pasien BPJS, pendaftaran P-Care dikirim otomatis.

NIK pasien disimpan terenkripsi. Pencarian NIK tetap bisa dilakukan karena aplikasi menyimpan sidik (hash) NIK, bukan NIK aslinya.

DATA CONTOH

4 Antrean dan layar ruang tunggu

Daftar antrean diperbarui setiap 30 detik dan dibagi menjadi tab Dalam pelayanan, Menunggu, Farmasi & kasir, dan Selesai. Status kunjungan berpindah sendiri: Menunggu, Diperiksa, Farmasi, Kasir, lalu Selesai.

Klik Layar antrean dan buka di TV ruang tunggu (layar penuh). Saat perawat menekan Panggil, nomor muncul di layar dan diucapkan dengan suara.

DATA CONTOH

5 Pemeriksaan dan rekam medis

1. Perawat atau bidan menekan Panggil, lalu membuka Isi rekam medis dan mengisi tab Asesmen awal: tinggi, berat (IMT dihitung), tekanan darah, nadi, napas, suhu, SpO2, dan skala nyeri.
2. Dokter mengisi Pemeriksaan (SOAP). Riwayat lima kunjungan terakhir dan alergi pasien tampil di bagian atas.
3. Tab Diagnosis: cari ICD-10 dengan kode atau nama. Diagnosis pertama menjadi diagnosis utama. Diagnosis yang termasuk 144 diagnosis non-spesialistik diberi tanda.
4. Tab Tindakan, Resep, dan Laboratorium: pilih dari daftar tarif, obat (beserta stok tersedia), dan jenis pemeriksaan.
5. Tab Rujukan diisi bila pasien dirujuk; untuk diagnosis non-spesialistik isi alasan TACC. Tab Surat keterangan untuk surat sakit atau surat sehat.
6. Klik Selesai periksa. Aplikasi menolak bila diagnosis kosong atau status pulang "dirujuk" tanpa surat rujukan. Pasien lalu pindah ke farmasi (bila ada resep) atau kasir.

Resep yang sudah diserahkan dan permintaan lab yang sampelnya sudah diambil terkunci, sehingga tidak tertimpa bila dokter menyimpan ulang rekam medis.

DATA CONTOH

6 Laboratorium

Permintaan dari dokter masuk ke menu Laboratorium. Analis menekan Sampel diambil, mengisi hasil, lalu Validasi & keluarkan hasil. Hasil di luar nilai rujukan diberi tanda H (tinggi) atau L (rendah). Hasil dapat dicetak dengan kop klinik.

7 Farmasi dan stok obat

1. Resep baru muncul di Farmasi (resep). Klik Telaah & siapkan dan centang telaah administratif, farmasetik, dan klinis.
2. Cetak Etiket & salinan resep, lalu klik Serahkan obat. Stok berkurang dari batch yang paling dulu kedaluwarsa (FEFO), batch kedaluwarsa tidak pernah dipakai, dan harga obat terkunci di tagihan.
3. Obat dari pemasok dicatat di Penerimaan obat lengkap dengan nomor batch dan tanggal kedaluwarsa, lalu Posting ke stok.
4. Di halaman obat tersedia daftar batch, Opname untuk menyamakan stok fisik, Musnahkan untuk batch kedaluwarsa, dan kartu stok yang tidak dapat diubah.

DATA CONTOH

8 Kasir

Tagihan tersusun sendiri dari biaya pendaftaran, jasa dokter, tindakan, lab, dan obat yang diserahkan. Untuk pasien BPJS, layanan yang termasuk paket kapitasi dan obat Fornas ditandai ditanggung, sehingga pasien hanya membayar sisanya (sering kali nol). Untuk asuransi dan perusahaan semua biaya ditagihkan ke penjamin.

Klik Terima pembayaran, pilih metode (tunai, QRIS, debit, kredit, transfer), lalu cetak kuitansi. Pembayaran tidak dapat diubah atau dihapus. Setelah lunas, kunjungan selesai.

9 BPJS P-Care dan SATUSEHAT

Isi kredensial di berkas .env (lihat panduan pemasangan). Tanpa kredensial, aplikasi berjalan dalam mode simulasi: alurnya sama, jawaban dibuat aplikasi, dan statusnya tercatat "Simulasi".

• BPJS: cek kepesertaan saat mendaftar, pendaftaran P-Care setelah kunjungan dibuat, dan data kunjungan setelah selesai periksa.
• SATUSEHAT: Encounter, diagnosis (Condition), dan tanda vital (Observation) dikirim setelah selesai periksa. Isi NIK dokter di data tenaga kesehatan agar ID praktisi dapat dicari.
• Semua permintaan dan jawaban tercatat di Log integrasi. Kunjungan yang gagal terkirim dapat dikirim ulang dari halaman kunjungan.

10 Laporan

Menu Laporan berisi ringkasan kunjungan dan waktu tunggu, sepuluh besar penyakit, LB1 per kelompok umur dan jenis kelamin, pendapatan per penjamin dan metode bayar, pemakaian obat, SIPNAP (narkotika dan psikotropika), serta KBK BPJS (angka kontak dan rasio rujukan non-spesialistik). Pilih rentang tanggal lalu klik Cetak.

DATA CONTOH

11 Mutu, insiden, dan akreditasi

Indikator mutu berisi indikator nasional dan indikator klinik. Indikator otomatis (waktu tunggu, kelengkapan rekam medis, kepatuhan Fornas, pengiriman SATUSEHAT) dihitung dengan tombol Hitung otomatis; yang lain diisi dari hasil observasi.

Insiden dipakai semua petugas untuk melaporkan KPC, KNC, KTC, KTD, atau sentinel. Tim mutu memberi grading risiko, analisis, dan rencana perbaikan. Data ini menjadi bukti saat akreditasi.

12 Data master dan pengaturan

Admin mengatur poli (beserta kode poli P-Care), tenaga kesehatan (STR, SIP, kode dokter BPJS, NIK), jadwal praktik, penjamin, tarif (dan apakah termasuk kapitasi BPJS), ICD-10, ICD-9-CM, jenis pemeriksaan lab, dan pemasok. Pengaturan klinik berisi nama, alamat, nomor izin, kode faskes BPJS, jumlah peserta terdaftar untuk KBK, dan pesan layar antrean.

13 Tips dan pertanyaan umum